Doküman yönetiminin çok önemli bir yere sahip olduğu bir diğer alanda İnşaat ve Taahhüt projeleridir. Sektöründe çok önemli bir yere sahip olan TEKFEN İnşaat enVision^® Doküman ve Süreç Yönetim Sistemini kullanmaktadır. Proje süresinde tüm dokümanların hazırlanma sürecinden başlayarak revizyon takipleri, taşeron ve alt yükleniciler ile olan iletişim enVision^® Doküman ve Süreç Yönetim Sistemi üzerinden sağlanmaktadır.

Güney Afrika, Fas gibi birden fazla ülkede yer alan taşeronlar, proje işvereni ve şantiyelerde yer alan kullanıcılar enVision^® Doküman ve Süreç Yönetim Sistemi üzerinden dokümanların en son versiyonlarına yetkileri dâhilinde kolayca ulaşabilmektedir.

Dinamik olarak hazırlanabilen yetkilendirme sistemi sayesinde Merkez Ofis ve Şantiye’de görülebilen dokümanlar sınıflandırılarak bilgi karmaşası ortadan kaldırılmaktadır.

Proje süresince farklı birimler tarafından oluşturulan tüm mühendislik dokümanlarına tek bir sistem üzerinden erişim sağlanmıştır. Süreç analizimiz sonucunda ortaya çıkan dokümanlara ait meta veriler ve OCR tekniği ile hızlı bir şekilde dokümanlara ulaşılabilmektedir. Hazırlanan tüm dokümanlar detaylı bir versiyonlama sisteminde tüm revizyonlara ait detaylı gösterimler ile birlikte sistem içerisinde sistematik bir şekilde kayıt altına alınmıştır.

Projelerde iletişim aracı olarak kullanılan Transmittal Form, Document Comment Sheet, MOM (Minutes of Meeting) gibi formlar ve bu formlara bağlı süreçler enVision^® Doküman ve Süreç Yönetim Sistemi üzerinde oluşturularak doküman ve bilgi transferini eksiksiz bir hale getirilmiştir.

Farklı projelerin kullanımı sonucunda ortaya çıkan doküman havuzu ve dünyanın farklı lokasyonlarında tutulan bilgiler ve dokümanlar TEKFEN Merkez’inde tek bir çatı altında replike edilerek bilgi güvenliği ve know-how veritabanı oluşması sağlanmıştır. Bu yazının yazıldığı tarih itibarı ile TEKFEN İnşaat'ın Fas'ta iki adet, Türkmenistan'da 1 adet, Türkiye'de 1 adet (Tüpraş) ve merkez olmak üzere beş kurulum beş farklı lokasyondaki sunucularda, birbirine bağlı ve senkronize olarak çalışmaktadır.

Proje analiz ve konfigrasyon aşamasında emeği geçen tüm personellerimize ve TEKFEN bünyesinde bize yardımcı olan yöneticilere ve personellere çok teşekkür ederiz.