Yapılan araştırmalara göre, bir kuruluşun kurumsal bilgilerinin %80'i ile %95'i arasındaki büyük bir bölümü, kağıt ortamında veya elektronik ortamda saklanmaktadır⁽¹⁾. Günümüzdeki rekabet ortamında, bir ticari kuruluş için en kıymetli değerin bilgi olduğu ve başarıya giden yolun bu bilgi birikimini kullanabilmekten geçtiğini fark etmemek olanaksızdır. Kurumsal hafıza olarak da tanımlanan bu bilgi havuzunun, depolanmış verilerden organize bilgiye dönüşümü ise, var olan bu kıymetli bilgilerin kuruluşa değer katabilmesi ile katamaması arasındaki farkı oluşturmaktadır.

Doküman yönetimi, "kağıtsız ofis" bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm kayıt, evrak, form ve dokümanların yaşam döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda güvenli bir şekilde kullanılması, saklanması ve yönetilmesidir.

İş akışı ve form yönetimi, kurumsal iş süreçlerinin ve doküman hareketlerinin dinamik iş akışları üzerinden yürütülüp, yönetsel formların dijital ortamda tasarlanıp, kullanıma sunulması ve izlenebilmesidir.

Bu tür sistemler; genel olarak görev atama, belge onaylama, durum bilgilendirme, mesajlaşma, gecikmeleri uyarma ve raporlama özelliklerini de barındırmaktadırlar.

Doküman yönetiminin amacı, öncelikle yapılandırılmamış bilgilerin ve dokümanların çoklu-kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlamaktır. Birikim yönetimi felsefesi altında öncelik, şirket içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına imkan vermek, verimli bir ofis yaratmaktır. Amaç ortak çalışmalarda kullanılan tüm dokümanların kolay bulunur, kolaylıkla güncellenir, hızla erişilebilir ve paylaşılabilir olmasıdır.

Bununla birlikte birçok kurum basılı kağıdı en yaygın doküman dağıtım aracı olarak kullanmaktadır. Bu noktada verimlilik, dokümanların kağıda basılması, kopyalanması, dosyalanarak arşivlenmesi işlemlerinde harcanan emek, zaman ve masrafların en aza indirgenmesi ile de elde edilmiş olmaktadır.

Verimliliği ve etkinliği arttırmanın bir sonraki aşaması, doküman yönetiminin ana iş uygulamaları ile entegrasyonudur. Yapılandırılmış bilgi kümelerinin devreye gireceği bu aşamada, artık bilgi statik bir biçimde birikmenin ötesine geçerek, akan süreçler dahilinde ve dinamik formların da kullanılabilmesi ile sisteme gireceklerdir.